Story behind the scene of ICPAPS 2013..

22 06 2013

Dear kawan,

Alhamdulillah, sebuah gawe besar barusan kelarInternational Conference on Pharmacy and Advanced Pharmaceutical Sciences (ICPAPS) 2013 di mana aku mendapat amanah menjadi ketua panitianya. Kerja keras berbulan-bulan rasanya terbayar lunas dengan lancarnya acara dan apresiasi yang baik dari berbagai pihak… Walau tentu ada kekurangan di sana-sini, tapi overall semuanya berjalan lancar. Terimakasih pada semua crew panitia atas dedikasi, komitmen, dan semua daya upaya untuk kesuksesan acara ini… Without you, I am nothing…. Suerr..!!

Conference kali ini menghadirkan 12 invited speakers dari 8 negara dengan berbagai keahliannya. Beberapa di antaranya adalah jejaring yang sudah pernah aku rintis, seperti Joseph Tucci dari La Trobe University Australia, yang merupakan kolaborator penelitianku di bidang farmakogenomik. Prof Ton de Boer dari Utrecht University Belanda adalah lecture pada workshop ACPS tahun lalu di mana aku menjadi ketua panitianya.  Selebihnya adalah mitra baru Fakultas yaitu Prof Rosnani Hashim dari Cyberjaya University Malaysia dan Dr. Montarat dari Mahidol University Thailand. Yang lain adalah Dr. Alex Chan dari NUS Singapore, Dr. Unnikhrisnan Payyapalimanan dari India, Sibo de Jong dari Astellas Belanda, dan Dr. Hiroki Tanimoto dari NAIST Japan. Pembicara dalam negeri yang diundang adalah Dr. Ahmad Utomo dari Kalbe Genomic, Pak Djoko Sujono MBA dari Dexa Medica, dan Prof Marchaban dan Prof Edy Meiyanto dari Fakultas Farmasi sendiri. Ini dia para pembicaranya ..

Speakers

Ceritaku kali ini adalah cerita di balik layar ICPAPS aja… kalau yang ICPAPSnya sendiri kan sudah bisa dilihat oleh yang hadir…

Keynote dan invited speakers

Sebagai ketua panitia, sejak dua minggu terakhir (H-14)  kepalaku occupied dengan persiapan ICPAPS hehe.. Sambil nyetir, sambil duduk di toilet (maaf), sambil ngeloni si kecil, pasti sambil mikir..apa lagi yaa.. yang kurang.. Kalau pas ingat, langsung aku catat. Jika perlu ada eksekusi, langsung dilakukan. Meng-sms, menelpon, atau menge-mail panitia dan orang-orang terkait dengan urusan tersebut. Alhamdulillah, komunikasi dengan para invited speaker yang berasal dari berbagai negara berjalan lancar saja. Aku sendiri yang berkomunikasi agar semuanya under control.. Agak time consuming memang untuk mengontak mereka satu-persatu secara personal, tapi ngga papalah…. demi kelancaran..

Yah…tapi ada sedikit cerita mengenai keynote speaker. Pada awalnya kami bingung memilih keynote speaker yang pas. Dua tahun lalu untuk conference yang sama, kami mengundang Prof Emil Salim. Nah, sekarang siapa ya? Mencari profil yang populer tapi juga masih bisa saintifik. Akhirnya pilihan jatuh ke Pak Jusuf Kalla, mantan presiden RI. Kami mencoba kontak beliau via Ibu Fatima Kalla adik Pak JK via kolega di Unhas Makasar via pak Dekan (hehe.. panjang kaan  jalurnya…). Waktu itu nampaknya semuanya akan lancar-lancar saja. Tapi setelah kurang dua bulan dari konferens, ketika aku bermaksud memastikan kehadiran Pak JK dalam konferens kami dan apa yang harus kami siapkan terkait kehadiran beliau, ternyata kami kesulitan mendapatkan kontak person yang paling dekat dengan pak JK. Yang dulu menyatakan bahwa Pak JK bersedia juga tidak bisa kami kontak lagi. Aku sampai hunting dengan berbagai cara, googling, dll,  sampai akhirnya menemukan Media Kalla, dan dari situlah akhirnya didapatkan nomer kontak asisten Pak JK. Dan ketika aku telepon, nampaknya jadwal Pak JK ada perubahan dan belum ada kepastian bisa datang atau tidak. Walah…..repot ini… harus segera dipastikan, agar kami masih punya waktu utk mencari pembicara baru. Singkat cerita, akhirnya memang Pak JK tidak bisa menjadi keynote speaker kami karena katanya beliau ada acara ke Eropa, dan kami harus segera mencari penggantinya. Prof Umar Jenie selaku salah satu steering committee akhirnya menyarankan untuk mengundang dr Boenjamin Setiawan, beliau adalah pendiri PT Kalbe Farma, sebuah industri farmasi besar di Indonesia. Prof Umar sendiri yang mengontak beliau, dan alhamdulillah Pak Boen bisa, padahal waktu sudah agak dekat. Pak Boen adalah sosok yang inspiratif… sebagai bisnisman, beliau tetap memiliki visi yang jauh mengenai perkembangan iptek bidang kesehatan di Indonesia, dan saat ini menjadi salah satu anggota Dewan Riset Nasional. Dan tidak salah juga kami memilih Pak Boen. There is always a blessing in disguise in every moment….pokoknya selalu ada hikmah di setiap peristiwa…. Pak Boen juga sosok sederhana dan humble… Aku ikut menyambut kehadirannya di resto hotel ketika beliau datang ke Yogya. Kalau jadi mengundang Pak JK, mungkin ada protokoler yang cukup ketat yang harus kami jalani….. Jadi kami ambil hikmahnya aja deh…

Dan satu lesson learnt dalam hal ini adalah jangan menggantungkan pada terlalu banyak orang untuk sebuah informasi penting… dalam hal ini tentang kesediaan pak JK menjadi keynote speaker. Maka itu untuk invited speaker yang lain, aku berusaha untuk berkomunikasi langsung dengan yang bersangkutan untuk memastikan segala sesuatunya berjalan sesuai rencana…

Sponsor hunting

Sebagaimana layaknya acara besar, diperlukan dana yang besar pula. Demi meringankan beban tersebut, aku berusaha untuk mencari sponsor. Kalau yang ini modalnya adalah jaringan pertemanan dan berani malu dan siap ditolak hehe…. Kebetulan tidak ada Seksi Dana secara khusus pada kepanitiaan, jadi siapa yang bisa bantu ayo saja. Pak Sekretariat juga bantu cari sponsor. Aku sendiri pun hunting kawan-kawan yang bekerja di industri farmasi, paling tidak untuk dititipin sponsorship. Ada beberapa industri yang aku coba kontak sendiri langsung pada direkturnya, dan alhamdulillah…sebagian besar yang aku kontak mau memberi sponsorship. Sungkan kali mau nolak  hehehe… Tapi ada juga loh, yang langsung memberikan surat penolakan. Kalau yang ini memang aku tidak kenal sebelumnya, dan pihak sana juga tidak mengenalku. Atau ada pula yang kenal, tapi memang tidak bisa membantu karena ada prioritas lainnya. Buatku ini pengalaman pertamaku untuk gedor-gedor pintu orang minta sponsor loh…. rasanya excited banget kalau pas dapat sponsornya haha……lebaay!!

Gala Dinner

Satu hal lain yang menjadi concern-ku adalah cuaca. Dalam prediksi kami, Juni itu mestinya sudah musim kemarau. Panitia pernah berencana mengadakan acara Gala dinner secara out door di dekat swimming pool Hotel seperti 4 tahun lalu. Namun ternyata, bahkan di pertengahan Juni pun hujan masih turun sehari-hari… Akhirnya aku tidak berani berspekulasi untuk bikin acara out door malam hari.  Ada sih yang usul pakai pawang hujan….. tapi aduuh… kalau di bagian Yogya selatan juga ada acara dan pakai pawang juga, lalu hujannya didorong ke arah utara dan pawang kami kalah kuat…. gimana doong… hehe… Akhirnya Gala Dinner kami selenggarakan di Mataram Ballroom saja, mengundang para pembicara tamu dan beberapa undangan lainnya.

Acara Conference

Pembukaan conference berjalan cukup lancar dan megah walau sedikit tersendat di awalnya. Para pembicara tamu hampir semuanya hadir. Tayangan company profile Fakultas dan tarian selamat datang ikut mewarnai acara pembukaan. Lalu ada sambutan-sambutan, diikuti keynote speech. Acara dibuka secara resmi oleh Wakil  Rektor UGM Bidang Kerjasama dan Alumni, Prof. Ir. Dwikorita Karnawati, MSc. Apt.

Alhamdulillah, peserta cukup banyak dan memenuhi target kami. Sebanyak kurang lebih  350 peserta datang dari berbagai negara, antara lain Indonesia, Malaysia, Thailand, China, South Korea, India, Jepang, Australia, Nigeria, dan Singapura. Sebanyak 120 peserta mempresentasikan hasil penelitiannya dalam presentasi oral, dan 70 peserta berpartisipasi dalam presentasi poster. A big conference!! Yang bikin happy adalah kesan-kesan yang membesarkan hati dari para pembicara tamu (terutama dari luar negeri) mengenai pelaksanaan conference ini yang katanya bagus dan well-organized.

Penutupan conference

Biasanya, pada saat penutupan acara peserta sudah banyak yang pulang. Tapi aku cukup berbesar-hati karena masih cukup banyak yang hadir dalam acara penutupan. Ada beberapa doorprize yang kami bagikan, berupa buku-buku karya dosen Farmasi UGM dan kemeja batik. Acaranya lumayan seru, dan diikuti dengan pengumuman best presenter. Aku minta Prof Toen de Boer dari Netherland sebagai perwakilan dewan juri untuk menyampaikan pengumumannya. Alhamdulillah, akhirnya acara aku tutup secara resmi. Rasanya legaa sekali. Hujan deras pun ikut mewarnai suasana sore itu dan turut menyejukkan hati …haha..lebay…  Malamnya aku bisa tidur pulas dengan perasaan puas…

Apapun, kami sudah berusaha melakukan yang terbaik. Kalau masih ada yang meleset dari rencana, itu sudah di luar kemampuan manusia. Aku sangat berterimakasih pada semua anggota panitia yang kompak dan bekerja keras demi acara ini.  Semoga Allah swt membalas semua keikhlasan dan kebaikan teman-teman semua dengan balasan yang lebih baik lagi. Amiien. Gambar di bawah ini adalah terutama crew sekretariat dan para mahasiswa yang membantu penyelenggaraan acara ini. Thanks, guys and girls !! 

panitia-1

Demikian sekedar catatan kecilku di belakang layar ICPAPS 2013, sebagai dokumentasiku pribadi dan sekedar sharing pengalaman.


Aksi

Information

2 responses

1 05 2014
cincin kawin

seminar yang sangat menarik

18 08 2013
Apoteker peduli rakyat

Selamat buat ibu… Seminar sprt ini ckp mnarik dan slalu sngat menarik bg orang2 besar,tp apkh ad manfaatny bg masyarakat kita… Kpn akan ad sminar para farmasis yg peduli dgn nasib2 masyarakat di pelosok negeri ini, disaat pemilik kalbe,sanbe,dll smakin kaya,masyarakat di pelosok susah mendapatkan obat,dpt obat dgn harga mahal,bhkan bnyak obat palsu beredar,dan apotekerpun bnyak yg jd pengedar,siapa yg salah.. Kami sbg apoteker di pelosok ini,mngharapkan adanya sminar dan action mengatasi ini.. Trima kasih ibu..

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s




%d blogger menyukai ini: